Çağrı merkezi, işletme ile müşteri arasındaki köprüdür ve iş yükünü azaltır. Bu alanda görev alan müşteri temsilcisi, kendisine ulaşan insanların sorunlarını kısa sürede çözer. Çağrı merkezlerini geliştirmek isteyenlerse “Web konferans sistemleri nelerdir?” sorusunu dile getirirler.
Etkili bir iletişim adına gerekli olan web konferans sistemleri, birçok alanda olduğu gibi çağrı merkezi yönetiminde de kendilerine yer bulurlar.
Web Konferans Nedir?
İki veya daha çok kişinin bulunduğu grubun birbirleriyle sesli ve görüntülü olarak iletişim kurmalarına web konferans adı verilir. Bu uygulamalar, insanları bir araya getirir. Mesafeleri ortadan kaldırır.
Web konferans sistemleri, müşteri memnuniyeti adına önemlidir. Şirketler, ihtiyaçlara tam anlamıyla hitap eden bir uygulama sayesinde çağrı merkezi yönetimini başarılı bir şekilde gerçekleştirirler.
Zoom
Web konferans sistemleri denildiği zaman akla ilk olarak Zoom gelir. En popüler video konferans platformu olarak bilinen bu uygulama, birçok şirketin bir numaralı tercihidir. Zoom’un sahip olduğu avantajlardan şu şekilde bahsedilebilir:
- Ekran paylaşımı
- Toplantıları kayıt etme
- Gruba mesaj gönderme
- Ara oda oluşturma
Çok uzun süreden bu yana popülerliğini koruyan Zoom’un geliştirilmesi gereken bazı özellikleri de vardır. Onlar şu şekilde sıralanır:
- Arayüz daha basit hale getirilebilir.
- Uygulamanın mobildeki performansı daha iyi olmalıdır.
- Türkçe dil desteğine ihtiyaç duyulur.
Eğer Zoom bu alanlarda gelişme kaydederse sahip olduğu popülerliği önümüzdeki yıllara taşıyabilir.
Google Hangouts
Google Hangouts, “Zoom dışındaki web konferans sistemleri nelerdir?” diye düşünenlere hitap eder. Her şeyden önce, bu uygulamanın iki farklı seçeneği olduğunu söylemek gerekir. Bunlardan biri olan Hangouts Meet, şirketler için tasarlandığından dolayı yoğun olarak iş hayatında kullanılır. Hangouts Chat ise adından da tahmin edilebileceği üzere insanların arkadaşlarıyla iletişim kurmalarını sağlar.
Bu uygulama, Zoom’dan farklı olarak hem masaüstünde hem de mobilde rahatlıkla kullanılabilir.
FaceTime
FaceTime, uzaktaki ailesi ve arkadaşlarıyla görüntülü bir şekilde sohbet etmek isteyenler için en iyi seçeneklerden birisidir. Kullanımı son derece kolaydır. Kullanıcılar, Apple bir cihaza sahip oldukları takdirde FaceTime aramaları yapma şansına erişirler.
Uygulama, hem grup hem de bireysel arama yapma imkanı sunar. Eğlenceli özelliklerinin yanı sıra ücretsiz oluşuyla da dikkat çeker.
Skype
Skype, bilindik web konferans sistemleri arasında yer alır. Uygulamanın özelliklerinden şu şekilde bahsedilebilir:
- Verimi düşüktür.
- Ücretsiz görüşme yapılabilir.
- Uzun süreden bu yana güncelleme almamıştır.
- Skype’ta görüntülü aramaya katılmak zordur.
- Uygulamanın arayüzü basit değildir.
Skype, piyasadaki diğer web konferans sistemlerine kıyasla daha az tercih edilir.
Houseparty
Web konferans sistemleri, yalnızca şirketler tarafından kullanılmaz. Uzaktaki arkadaşlarıyla sohbet etmek isteyenler de bu uygulamalardan yararlanırlar. Houseparty, tam olarak, bu amaca hizmet eder. Sohbet ve sosyalleşme için tasarlanan bu uygulama, kurumsal hayat için çok uygun değildir.
Houseparty sayesinde en çok sekiz kişiyle sohbet etme şansı elde edilebilir.
Microsoft Teams
Diğerleri kadar tercih edilmeyen bir web konferans seçeneği olarak dikkat çeken Microsoft Teams’in özellikleri şu şekilde sıralanabilir:
- Sohbet etmek isteyenlerin beklentilerini karşılar.
- Farklı entegre uygulamaları bünyesinde bulundurması ile beğeni toplar.
- Ara yüzü diğer alternatiflerine kıyasla daha karmaşıktır.
- İşlevleri ve menüleri anlaşılırdır.
Takdir edersiniz ki, şirketler, web konferans sistemleri sayesinde çalışanları ile iletişim kurma şansını elde ederler. Ancak, Microsoft Teams üzerinden toplantı yapmak biraz zordur. Bu yüzden, bu uygulamanın iş hayatında kullanılmasına pek rastlanmaz.
Web Konferans Sistemi Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Kurumsal ve bireysel ihtiyaçlara hitap eden çok sayıda web konferans alternatifi vardır. Önemli olan bu seçenekler arasından ihtiyaçlara en çok hitap edeni bulmaktır. Web konferans sistemi seçerken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
- Her şeyden önce, sistemin güvenilirliğine ve kalitesine bakmak gerekir. Bu noktada, gelişmiş şifreleme standartlarına sahip bir seçenekten yana tercih yapılmalıdır.
- Doğru sistemi seçmek zannedildiği kadar zor değildir. Şirketler, ekiplerinin ve müşterilerinin taleplerini bilmek zorundalardır. Toplantıların süresi, nasıl işlendiği ve her oturuma en çok kaç kişinin katıldığı gibi hususlara bakılarak web konferans sistemi satın alınmalıdır.
- Kullanım kolaylığı sunan bir sistem tercih edilmelidir.
Şirketler, bu uygulamalar sayesinde çok daha verimli çalışabilirler. Eğitim, sağlık ve daha birçok alanda kendilerine yer bulan web konferans sistemleri, önümüzdeki yıllarda adından daha çok bahsettirebilir..
Son zamanlarda popüler olan ve oldukça talep gören dijital için Dijital Nedir? Dijitalde İşletmenizi Nasıl Büyütürsünüz? adlı çalışmamızı detaylı bilgi alabilmek için inceleyebilirsiniz.
Web Konferans Sistemlerinin Avantajları Nelerdir?
Web konferans sistemleri sayesinde verimli çevrimiçi toplantılar yapmak mümkün hale gelir. Bu sistemlerin avantajlarından şu şekilde bahsedilebilir:
- Yepyeni iletişim perspektifleri sunmak
- Zamandan tasarruf etmek
- Üretkenliği arttırmak
- Çağrı merkezi yönetiminde kullanabilmek
- Stresi ve ekip yorgunluğunu azaltmak
- Maliyeti düşürmek
- Modern iletişim merkezi çözümü olmak
Web konferans sistemleri, iş hayatında ve kurumsal hayatta fark yaratacak türden avantajlara sahiptir.
Web Konferans Sistemlerinin Çağrı Merkezi Yönetimindeki İşlevi Nedir?
Konferans uygulamaları, çağrı merkezi yönetimini kolaylaştırır. Müşteri temsilcileri, fiziksel iletişim merkezi konumlarına bağlı olarak görev yaparlar. Uzaktan çalıştıkları hallerde birden çok iletişim aracında gezinmeleri gerekir. Web konferans sistemleri, müşteri temsilcilerinin işini kolaylaştırır. Bu uygulamalar, iletişimi tek bir merkeze getirmeyi başarır.
Çağrı merkezinde görev alan müşteri temsilcileri, konferans uygulamaları sayesinde işlerini daha rahat bir şekilde yaparlar. Zengin bir temsilci deneyimine erişirler. Ayrıca müşteri sorunlarını kısa sürede çözerler. Onlarla çok daha iyi bir şekilde iletişim kurarlar. Bunun yanı sıra, web konferans sistemlerinin farklı kanallarında diğer çalışanlarla veya denetçilerle işbirliği yapma şansına erişirler.