“Flowchart nedir?” sorusuna; bilgisayar algoritmaları, manuel ve dijital sistemler başta olmak üzere detaylandırılması gereken bir işlemi diyagram modeliyle oluşturmak, şeklinde yanıt vermek mümkündür. Flowchart kavramı ilk olarak 1920’li yıllarda Frank ve Lilian Gilbreth tarafından ortaya çıkarılmıştır.
1930’lu yıllara gelindiğinde flowchart, çeşitli iş konferanslarında ve mühendislik firmalarında oldukça yaygınlaşmıştır. Bunun en önemli nedeni, yapılması planlanan proje ve görevlerin detaylandırılarak anlatılabilmesidir. Ayrıca kullanışlı özelliği sayesinde keşfedildiği dönemlerden günümüze kadar başarılı bir sunum tekniği olarak çeşitli sektörlerde ve çok sayıda işletme tarafından kullanılmaya devam etmektedir.
Flowchart (akış şeması) problemlerin nasıl ortadan kaldırılabileceğini ve çözüm aşamasında hangi yolların izlenmesi gerektiğini semboller aracılığıyla gösterir. Projeler, görevler ve farklı iş faaliyetlerinin planlı olarak ilerlemesine katkı sunan anlatım tekniğini doğru kullanabilmek için görsel sembollerin anlamının bilinmesi de önem arz eder.
Flowchart Sembolleri ve Anlamları
“Flowchart nasıl yapılır?” sorusuna; diyagram sembollerinin akış şemasına detaylı bir şekilde eklenmesiyle mümkün olur, şeklinde yanıt verilebilir. Simgelerin yetersiz ya da yanlış kullanımı, akış şemasının anlaşılabilirlik seviyesini en aza indirir. Bu durum, detay sayısı fazla olan çok katmanlı projelerde anlam karmaşalarına sebep olabilir. Akış şemalarını doğru kullanmak için gereken temel flowchart semboller ve anlamları aşağıdaki gibidir:
- Başla ve Dur: Flowchart’ın nerede başladığını ve bittiğini gösteren simgelerdir. Kutucuklarının içine “Başlangıç” ve “Bitiş” kelimeleri gibi net ifadeler eklemek anlaşılabilirliği destekler.
- İşlem: Analitik ve mantıksal işlemler kullanılması gerekiyorsa “işlem” ifadesi tercih edilebilir. Aritmetik ifadeler ve sayıları ilgili kutuya ekleyebilirsiniz.
- Veri (Girdi/Çıktı): Proje için gereken bilgi girişlerini ve ortaya çıkacak sonuçları belirtir.
- Karar: Kapalı uçlu soruları sormak için kullanılır. İki farklı cevabı olan durumlarda evet, hayır, doğru ve yanlış gibi net cevaplar tercih edilmelidir.
- Belge: Akış sırasında dinleyicilere gösterilmek istenen belge ya da raporları temsil eder.
- Depolama: Verilerin özelliklerini ve depolanacakları ortamı vurgulamak için kullanılır.
- Veri Ambarı: Verilerin saklanacağı ve hard disk gibi doğrudan erişim imkânı bulunan ambarları belirtir.
- Manuel Girdi: Kullanıcıların manuel olarak gerçekleştirebileceği adımları ve aksiyon alabilecekleri durumları gösterir.
- Teyp Kütüğü: Manyetik bir bant şeklinde gösterilen simge, grup halinde gizlenen bilgileri yansıtır.
- Önceden Tanımlı İşlem: Farklı konumdaki ve kendisinden istifade edilebilecek akış şemalarına yönlendirme yapılır.
- Hazırlık/ Döngü: Tekrar edecek işlemleri ya da işlemlerin hazırlık sürecini anlatmak için tercih edilir.
- Bağlantı: Detaylı akış şemalarında sembolleri bağlamak için kullanılır. Aynı bölümde ya da farklı sayfalardaki akışlara bakılması gerektiğini belirtir.
Akış şeması tasarlarken kullanacağınız simgeler, sunulacak bilginin özelliklerini ve faydalarını ya da projeler için alınacak kararları göstereceği için iş faaliyetlerinize destek olur.
Akış Diyagramı Oluşturma
Akış diyagramı oluşturmadan önce, ilgili kavramın ne olduğunu bilmek, daha bilinçli çalışmalar yapılmasına katkıda bulunur. Bu bağlamda “akış diyagramı nedir?” sorusuna; algoritmaları ve yapılan işlemleri birbirine bağlı oklarla kutular içinde gösteren yöntemdir, şeklinde yanıt verilmesi mümkündür. Akış diyagramı oluşturmak, zor süreçleri anlamak ve daha iyi yönetmek için önemli bir araçtır. Süreç, belirli bir işin ya da sistemdeki adımların mantıksal sırasını gösteren bir grafikten ibarettir.
Başlangıç noktasından itibaren işlemleri adım adım takip ederek hangi ifadenin ne zaman gerçekleştiğini ve takip edilen yollar arasındaki ilişkileri anlamak mümkündür. Bu sayede iş süreçlerinin daha verimli bir şekilde yönetilmesi sağlanır. Bunun yanı sıra akış diyagramı oluştururken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır. İlk olarak doğru simgelerin ve sembollerin kullanılmasıyla sürecin net bir şekilde ifade edilmesi sağlanmalıdır. Ardından adımlar arasındaki bağlantıların açık ve anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir. Bu sayede herkesin aynı süreci aynı şekilde anlaması ve iş akışının daha verimli bir şekilde yönetilmesi sağlanabilir.
İş Dünyasında Flowchart Kullanımı
İş dünyasında yeni işe başlayan personellere gerekli eğitimi verebilme ve mevcut çalışanların performanslarını artırma hususunda flowchart kullanımı, önemli bir yere sahiptir. Akış şeması kullanarak ekibinizin görev dağılımlarını ve sorumluluklarını net olarak göstermeniz mümkündür. Ayrıca zaman yönetimi için de kullanabileceğiniz akış şeması içerikleri, imalat ve kalite kontrol departmanlarının hata oranlarının en aza indirilmesine katkıda bulunur.
İş anlaşmaları, reklam ve pazarlama faaliyetleri, bütçe hedefleri gibi diğer sektörel çalışmalarınız için de diyagramlardan yararlanabilirsiniz. Bu sayede zorlu süreçleri daha anlaşılır hale getirebilir ve şirket gelişiminize olumlu katkılar sağlayabilirsiniz.